Control de inventario para restaurantes y panaderías

Controlar el inventario de un restaurante o una panadería consiste en saber, en todo momento, cuánto tienes de cada insumo (harina, pollo, aceite) y de cada producto terminado (pan, torta, menú), y por qué cambia esa cantidad. La clave es que cada venta o producción descuente sus insumos según una receta, que las mermas se registren y que un conteo físico periódico confirme que lo que dice el sistema es lo que hay en el almacén.

Insumos y productos: dos inventarios distintos

En un negocio de comida conviven dos tipos de inventario, y mezclarlos es el primer error:

• Insumos: lo que compras para transformar. Harina, azúcar, levadura, carne, verduras, envases. Se miden en kilos, litros o unidades de compra.
• Productos: lo que vendes. Un pan francés, una torta entera, un lomo saltado, un café. Se miden en unidades de venta.

Algunos productos se compran y se venden tal cual (una gaseosa, una botella de agua). Esos se controlan como producto directo: entra una caja, sale una unidad por venta.

Los demás se elaboran, y ahí entra la receta.

Recetas: la base de todo el control

Una receta (o escandallo) dice cuánto de cada insumo lleva un producto. Por ejemplo, una tanda de 50 panes puede llevar 2,5 kg de harina, 50 g de sal, 30 g de levadura y 1,5 L de agua.

Con la receta definida obtienes dos cosas:

1. El costo real del producto, para fijar precios con margen. Puedes calcularlo con la calculadora de costo de receta y luego definir el precio con la de margen y precio.
2. El descuento automático de insumos. Cada vez que produces o vendes, el sistema resta lo que la receta indica, sin que nadie tenga que anotarlo a mano.

Consejos para armar recetas útiles:

• Usa la misma unidad con la que controlas el insumo (si la harina se lleva en kg, la receta va en kg).
• Incluye lo “pequeño” que igual se gasta: aceite de fritura, envases, servilletas si las controlas.
• Considera la merma del proceso: si compras 1 kg de pollo entero y solo aprovechas 800 g, la receta debe reflejarlo.
• Revisa las recetas cuando cambie el proveedor o el tamaño de la porción.

Producción en panadería

En panadería conviene separar producir de vender. Cuando el panadero hornea una tanda, se registra la producción: salen los insumos de la receta y entran los panes terminados al stock. Luego, cada venta descuenta panes, no harina.

Así sabes cuánto se produjo, cuánto se vendió y cuánto sobró al final del día, que es justo la cifra que necesitas para ajustar la producción de mañana.

Mermas y desmedros: registra lo que se pierde

Todo negocio de comida pierde mercadería. Lo importante es que quede registrado, porque si no aparece como un “faltante” misterioso en el siguiente conteo.

El Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta distingue dos tipos de pérdida:

• Merma: pérdida de cantidad propia de la naturaleza del producto o del proceso. Por ejemplo, la evaporación, el hueso y la grasa que se descartan o el pan que se rompe al desmoldar.
• Desmedro: pérdida de calidad que deja el producto inutilizable. Por ejemplo, la leche cortada, el pan del día anterior que ya no se vende o la fruta podrida.

Para efectos tributarios se sustentan distinto. Las mermas, cuando SUNAT lo requiere, con un informe técnico de un profesional independiente y colegiado. Los desmedros, con su destrucción ante notario, comunicándolo a SUNAT con anticipación. Si quieres deducir esas pérdidas como gasto, coordina con tu contador antes de botar la mercadería.

Para el control diario, basta con una regla: nada sale del almacén sin un movimiento registrado, sea venta, producción, merma o consumo del personal.

Conteo físico: la prueba de que el sistema dice la verdad

El sistema calcula cuánto debería haber. El conteo físico dice cuánto hay. La diferencia entre ambos es tu indicador de control.

Una rutina que funciona en la mayoría de negocios:

• Diario: cuenta los insumos caros o delicados (carnes, quesos, chocolate, mantequilla) y los productos terminados que sobran al cierre.
• Semanal o mensual: conteo completo de todo el almacén.
• Al cierre del año: inventario físico completo, que la ley exige a todos (ver más abajo).

Buenas prácticas para contar:

1. Cuenta antes de abrir o después de cerrar, sin movimientos en curso.
2. Que cuente una persona distinta a la que maneja el almacén, o al menos dos personas juntas.
3. Anota lo que hay, no lo que “debería” haber.
4. Registra la diferencia como un ajuste con su motivo, en vez de cambiar el número sin dejar rastro.
5. Si la diferencia se repite en el mismo insumo, revisa la receta: muchas veces el problema es que la porción real es mayor que la registrada.

Stock mínimo: compra antes de quedarte sin nada

El stock mínimo es la cantidad por debajo de la cual debes reponer. Se calcula, de forma simple, como:

consumo diario promedio × días que tarda tu proveedor en entregar + un margen de seguridad

Si gastas 10 kg de harina al día, el proveedor tarda 2 días y quieres un día de colchón, tu mínimo es 30 kg. Revisa estos valores cada temporada: en campañas como Navidad o Fiestas Patrias el consumo cambia mucho.

FIFO y FEFO: qué sale primero

• FIFO (first in, first out): sale primero lo que entró primero.
• FEFO (first expired, first out): sale primero lo que vence primero.

En comida, FEFO es la regla más segura, porque no siempre lo más antiguo vence antes. En la práctica:

• Rotula cada lote con su fecha de vencimiento al recibirlo.
• Ordena el almacén y la refrigeradora con lo que vence antes adelante.
• Revisa vencimientos en cada conteo diario.

El kardex y lo que exige la ley

El kardex es el registro de cada entrada y salida de un producto, con su saldo. El artículo 35 del Reglamento de la Ley del Impuesto a la Renta fija qué debes llevar según tus ingresos brutos del año anterior:

Ingresos brutos del año anterior	Qué debes llevar
Más de 1500 UIT	Registro de costos e inventario permanente en unidades físicas y valorizado
Más de 500 y hasta 1500 UIT	Inventario permanente en unidades físicas
Hasta 500 UIT	Inventario físico al cierre del ejercicio

Quienes llevan inventario permanente también deben hacer al menos un inventario físico al año. Aunque no estés obligado, llevar el movimiento de cada producto te ahorra mucho tiempo cuando el contador lo pide o cuando aparece un faltante. Confirma tu caso con tu contador.

Cómo te ayuda un sistema

Llevar todo esto en cuadernos o en Excel es posible, pero se desordena rápido. En Aluvi, insumos y productos se ven por separado, la producción descuenta los insumos de la receta y suma el producto terminado, cada producto tiene su historial de entradas, salidas y ajustes con una proyección de cuántos días te alcanza, y el inicio te avisa de los productos con stock bajo según el mínimo que definas. Conoce más sobre el control de inventario de Aluvi o pruébalo con la prueba gratis.