Por qué SUNAT rechaza un comprobante electrónico (y cómo evitarlo)

SUNAT (o el OSE que valida por ella) rechaza un comprobante cuando no pasa sus validaciones: la fecha está fuera de rango, el número ya se usó, el cliente no tiene los datos que exige el tipo de comprobante, una línea está mal declarada o los montos no cuadran. Un comprobante rechazado no tiene validez tributaria: no se arregla, se emite uno nuevo corrigiendo el error. Casi todos los rechazos se evitan con un sistema bien configurado y una revisión diaria de estados.

Los estados de un comprobante y qué hacer en cada uno

Cada vez que envías un comprobante, SUNAT responde con una constancia de recepción (CDR). Según el manual técnico de SUNAT, los errores se agrupan por código: del 0100 al 1999 son excepciones, del 2000 al 3999 son errores que generan rechazo y del 4000 en adelante son observaciones.

Estado	Qué significa	Qué hacer
Aceptado	Pasó todas las validaciones y es válido.	Nada. Guarda el comprobante y su CDR.
Aceptado con observaciones	Es válido, pero SUNAT advierte algo (códigos 4000 en adelante).	No reemitas. Corrige la causa para los siguientes comprobantes.
Rechazado	Se procesó, pero tiene un error que impide registrarlo (códigos 2000 a 3999).	Emite uno nuevo corregido. En facturas y sus notas, con otro número.
Excepción	No se pudo procesar (códigos 0100 a 1999). Se considera no informado.	Corrige el problema y vuelve a enviarlo.
Pendiente	No es un estado de SUNAT: tu sistema todavía no recibe respuesta.	Vuelve a consultar el estado antes de reemitir nada.

Dos detalles que confunden a muchos:

• En facturas y notas vinculadas, el número rechazado queda “usado”. No puedes reutilizarlo: el comprobante corregido lleva el siguiente correlativo.
• En el resumen diario de boletas, si hay un error se rechaza el resumen completo, pero los números de las boletas no se invalidan. Se corrige el problema y se reenvía todo el resumen.

El estado “pendiente” es muy común con boletas, porque SUNAT las recibe en un resumen diario y la respuesta puede tardar. Reemitir una boleta pendiente “por si acaso” es la forma más rápida de terminar con comprobantes duplicados.

Las 6 causas más comunes de rechazo

1. Fecha de emisión “futura” (el error de las 7 p. m.)

Muchos servidores trabajan en hora universal (UTC), que va cinco horas adelante de Perú. Si el sistema toma la fecha del servidor y no la de Perú, a partir de las 7:00 p. m. los comprobantes salen con la fecha de mañana. Para el validador esa fecha todavía no ha llegado, y los rechaza.

Es un error real y traicionero: durante el día todo funciona, y de noche cae de golpe un lote entero de boletas. Afecta sobre todo a restaurantes, pollerías y negocios que venden de noche.

Cómo detectarlo: emite una boleta de prueba después de las 7 p. m. y revisa la fecha impresa. Si dice el día siguiente, tu proveedor tiene que corregirlo; no es algo que puedas arreglar desde la caja.

2. Cortesías y líneas con precio cero

Regalar un postre o un refresco es normal, pero mandar esa línea a SUNAT como una venta común con precio 0 suele terminar en rechazo. Una operación “gravada onerosa” (una venta normal) espera un valor mayor que cero.

Hay dos formas ordenadas de manejarlo, y conviene decidirlo con tu contador:

• Declararla como operación gratuita. La guía técnica de SUNAT pide usar un código de afectación de operación gratuita (Catálogo N.° 07), consignar el valor referencial que habría tenido la venta (código 02 del Catálogo N.° 16), incluir la leyenda de transferencia gratuita y el total de operaciones gratuitas. Las entregas gratuitas pueden tener efectos en el IGV, así que valida el tratamiento con tu contador.
• Dejar la cortesía fuera del comprobante y registrarla solo en el control interno del pedido, de modo que a SUNAT solo llegue lo que se cobró. Si todas las líneas son cortesía, el sistema no debería intentar emitir un comprobante vacío.

Lo que nunca funciona es mandar la línea como venta normal en cero.

3. Correlativos repetidos al cambiar de proveedor

Cada comprobante se identifica por serie y correlativo: la serie tiene cuatro caracteres y empieza con F en facturas y con B en boletas (por ejemplo, F001-00000123). Según SUNAT, puedes usar las series que quieras sin darlas de alta, pero debes mantener la correlatividad dentro de cada una.

El problema típico aparece al migrar de sistema: el proveedor nuevo arranca la serie B001 en 1, cuando tú ya emitiste miles de boletas con esa serie. SUNAT rechaza cada número que ya existe.

Cómo evitarlo: antes de emitir el primer comprobante en el sistema nuevo, configura el correlativo para que continúe desde el último que emitiste, o usa una serie que nunca hayas usado (por ejemplo, B002). Y nunca vuelvas a usar a mano el número de una factura rechazada.

4. Datos del cliente equivocados

La factura electrónica exige que el cliente se identifique con RUC (la excepción son las exportaciones a no domiciliados). Los errores más frecuentes son:

• Emitir factura a un cliente que solo dio su DNI. En ese caso corresponde una boleta; revisa boleta o factura.
• RUC con un dígito de más o de menos, o mal copiado de una foto.
• Razón social escrita “de memoria”, distinta de la registrada.

Cómo evitarlo: busca el RUC en la consulta de SUNAT o deja que el sistema lo autocomplete, y no permitas emitir facturas sin un RUC de 11 dígitos.

5. Envío fuera de plazo

Emitir no basta: el comprobante tiene que llegar a SUNAT o al OSE a tiempo.

• Factura y notas vinculadas: en la fecha de emisión o hasta tres días calendario contados desde el día siguiente. Lo fija la Resolución de Superintendencia N.° 000003-2023/SUNAT para el sistema del contribuyente, el Facturador SUNAT y los OSE. Vencido el plazo, el documento no tiene la calidad de factura electrónica, aunque ya se lo hayas entregado al cliente.
• Boletas por resumen diario: según la orientación de SUNAT, el resumen se envía el mismo día de emisión o, a más tardar, hasta el sétimo día calendario siguiente.

Las causas típicas son internet caído en el local, comprobantes que quedaron “en cola” en una tablet que nadie volvió a abrir o un certificado digital vencido. La prevención es simple: revisar cada día que no queden comprobantes sin enviar ni pendientes antiguos.

6. Totales, IGV y redondeos que no cuadran

SUNAT recalcula los montos de cada línea y del total. Si el valor de venta, el IGV y el precio final no son coherentes entre sí, el comprobante puede ser observado o rechazado. Los descuadres más comunes vienen de:

• Precios con IGV incluido que, al dividirse, dejan decimales sueltos.
• Descuentos aplicados al total pero no repartidos en las líneas.
• IGV calculado sobre el total en un lado y línea por línea en otro.
• Montos editados a mano después de calcular.

Cómo evitarlo: deja que el sistema calcule todo a partir del precio de cada producto y evita “ajustar” totales manualmente. Para revisar un cálculo puntual puedes usar la calculadora de IGV.

Qué hacer cuando te rechazan un comprobante

1. Lee el código y la descripción que vienen en la respuesta. Te dicen exactamente qué campo falló.
2. Corrige la causa, no solo el comprobante: si fue la fecha o la numeración, el siguiente saldrá igual de mal.
3. Emite un comprobante nuevo. En facturas y notas, con el siguiente número de la serie. Si fue un resumen diario de boletas, corrígelo y reenvíalo completo.
4. Avisa al cliente y entrégale el comprobante nuevo; el rechazado no le sirve para sustentar gastos ni crédito fiscal.
5. Revisa el plazo. Si el reenvío se demora, puedes salir del plazo de envío.

Si el comprobante fue aceptado pero tenía un error (monto, cliente, producto), eso no es un rechazo: se corrige con una nota de crédito electrónica o se anula siguiendo los pasos de cómo anular una boleta o factura.

Un sistema que evita estos errores

La mayoría de estas causas no dependen del cajero sino del software. En Aluvi, la fecha de emisión se calcula con el calendario de Perú, las cortesías quedan fuera del comprobante (y no se emite uno si todo es cortesía), puedes continuar la numeración de tu proveedor anterior y cada comprobante muestra su estado ante SUNAT —aceptado, pendiente o rechazado—, con una consulta automática de los pendientes dos veces al día. Conoce más sobre la facturación electrónica de Aluvi o empieza con la prueba gratis.